Antagelser kan koste deg dyrt

Denne artikkelen er skrevet i 2013, da jeg var spaltist innenfor Karriere og Arbeidsliv i LW Magazine.

Jeg har havnet i mange rare situasjoner som et resultat av antagelser. Kommunikasjon handler om å tolke andre, og det er lett å misforstå. Vi mennesker går ofte ut ifra at vi tenker likt og har de samme forventningene, noe som viser seg ofte å ikke stemme. Spesielt i arbeidslivet er det viktig å være tydelig og ha regelmessig forventningsavklaring. Det kan koste deg dyrt om du lar vær.

Vi mennesker går ofte ut i fra at vi har de samme forventningene som andre når noe skal skje – og like ofte viser det seg at det ikke nødvendigvis stemmer. Det er HELT OK å ha ulike forventninger. Så lenge vi vet om det.
Særlig i en jobbsammenheng er dette viktig å være klar over. Hva forventes av min rolle, hva kan jeg forvente av mine kolleger og mine ledere – hvilke tidsfrister har jeg å forholde meg til og hva er hensikten med de ulike møtene jeg er i. En fersk undersøkelse viser at en av stor årsak til mistrivsel, skyldes dårlig møtekultur. Vi går inn i et møte uten å vite hva som forventes av oss, og uten å vite hva som er hensikten med møtet. Er det forventet at vi skal komme med forslag, skal det diskuteres eller informeres?

Jeg har en forkjærlighet for tydelighet, og i Brainwells bruker vi daglig ”forventningsavklaring”, som for øvrig er mitt favorittverktøy. Jeg liker det faktisk så godt at hvis jeg ble satt på en øde øy og kunne ta med meg tre ting, ville forventningsavklaring vært en av dem. Kaffe og neglesaks ville vært de to andre.

I og med at vi mennesker ofte går ut i fra at vi har de samme forventningene, er det viktig å lage en rutine hvor man avklarer dette før man går i gang med noe. Å ta en kort runde med forventningsavklaring i begynnelsen av et møte eller i oppstarten av et nytt prosjekt, er veldig effektivt. For ikke å snakke om i forkant av en familieferie. For noen er det ferie å drikke Pina Colada før fuglene fiser, mens andre får feriefølelse av å løpe halvmaraton på formiddagen.

Når vi går i gang med en workshop med våre kunder setter vi alltid av tid til dette. Her tar vi en runde på deltakernes forventninger til dagen. Det kan for eksempel være å lære noe nytt, ha det gøy og utvikle nye produktområder. Deretter går vi som fasilitatorer gjennom de og forventningsavklarer: ”dere kommer til å lære noe nytt, vi skal ha det gøy, men vi kommer ikke til å jobbe med produktutvikling.” Da vet deltakerne hva de har å forholde seg til – både hva de kan forvente av oss og av dagens program. I tillegg forteller vi hvilke forventninger vi har til dem.

Jeg er også glad i tydelighet når det gjelder kommunikasjon.
Det er noe som heter ”Never assume anything– it will only make an ass out of u and me”. Det handler rett og slett om at vi ikke vet hva andre folk tenker eller mener. Vi bare antar. Dette er spesielt viktig for å forhindre misforståelser. Gjennom arbeidslivet har jeg flere ganger vært vitne til at folk har kommet i konflikt og baksnakket andre kolleger, bare fordi de tror de vet hva de andre mener. Vi vet ikke hva andre mennesker tenker, det er derfor viktig å stille spørsmål om noe er uklart. Kommunikasjon handler om å tolke beskjeder som den andre sender ut. Alt tolkes subjektivt, det er derfor helt avgjørende å være en tydelig avsender. Hvis man føler seg tråkket på eller såret, kan det være lurt å spørre den andre personen om hva h*n mener. Intensjonen er som oftest god, men det kan uttrykkes utydelig.

Jeg har som sagt havnet i mange rare situasjoner som et resultat av antagelser. Som den gangen i Krakow da jeg var 15 år. Vi var på klassetur til Polen, og jeg skulle ta ut penger i en minibank. Jeg oppfattet aldri at jeg fikk mulighet til å velge språk, så jeg prøvde så intuitivt jeg kunne å følge den polske instruksen. Jeg valgte beløp, hvilken konto jeg skulle bruke og takket ja til kvittering. Jeg antok at jeg hadde skjønt hva maskinen spurte etter. Men intuisjonen min må ha tatt ferie denne dagen, for ut kom det riktignok en kvittering – men ingen penger. På kvitteringen stod følgende beskjed (ja, det stod faktisk på både polsk og engelsk): ”Takk for at du har donert 200 kroner til Pingvinfondet. Du vil bli trukket 200 kroner hver måned som et fast beløp. Vi setter pris på ditt bidrag.”
Pingvinfondet?! Er det i det hele tatt lov til å stjele donasjon fra folk i en minibank?
Jeg lurer fortsatt på hvor i transaksjonen jeg feilet.

Ikke anta at du har skjønt situasjoner og andre mennesker hvis du er i tvil. Du kan spare mange grå hår på å dobbeltsjekke om du har oppfattet og forstått det riktig. I verste fall ender det med at du eier hele Antarktis. Uten at du selv vet det.